Wie mache ich das

Ich beschäftige mich ja schon länger mit dem Thema Selbstmanagement und wie ich dies in meinem privaten, aber auch beruflichen Umfeld umsetzen kann. Gerade beruflich ist dies nicht ganz so einfach, da die Masse der Tools irgendwie und -wo einen Internetzugang benötigen, was im öffentlichen Dienst Sektor nicht einfach bis gar nicht geht.
Nun ja, viele Tools oder Apps habe ich von meinem iPad aus genutzt, nur ist dieses (iPad Air 1. Gen) schon in die Jahre gekommen und muckt hier und da rum. Daher musste ich umdenken und so viele Apps wie möglich von dem iPad verbannen. Das ist natürlich nicht so einfach, da man seine Gimmick doch schätzen lernt und jedes auf seine Weise eine Daseins-Berechtigung hat. Gerade Evernote nutze ich schon seit Jahren, aber auch dieses musste weichen. Es blähte sich regelrecht auf, und das nicht nur auf dem iPad, sondern auch auf dem Macbook.

Also musste ich ehrlich zu mir sein und die Apps, die ich nicht täglich verwende, entfernen bzw. die Inhalte umlagern. Dabei habe ich dann auch meinen Workflow etwas angepasst.

Die Artikel für den Blog schreibe ich mittlerweile mit Ulysses. Der klare Aufbau, das permanente Speichern und die Möglichkeit mit Strukturen zu arbeiten finde ich sehr angenehm. Ich kann Ordner für die Entwürfe, als Archiv und für die Recherche nutzen. Das hilft ungemein und ich habe alles an einem Ort.

Notizen schreibe ich mittlerweile in Apple Notizen. Das was Notizen kann, reicht mir vollkommen aus. Schade finde ich nur die Ordnerdarstellung unter iOS, wenn mit Unterordnern gearbeitet wird. Hier sind alles Ordner offen und man hat, je nach Anzahl der Ordner, einen ewig langen Navigationsbaum.

Meine Termine kommen seit einigen Wochen bei Google Kalender unter. Da meine Frau und Tochter mit Android unterwegs sind und wir einen gemeinsamen Kalender nutzen wollten, war dies die schnellste und effektivste Lösung. Alle anderen meiner Kalender sind dann auch gleich dort gelandet, so dass alles an einem Ort ist. Als App nutze ich Calendar 366 IIauf meinen Devices.

Die Aufgaben-Verwaltung hat ihre Heimat bei Things 3. Ich habe mittlerweile viele Aufgaben-/ToDo-Apps ausprobiert, aber die Funktionalität und das ansprechende Design lassen mich immer wieder zurückkehren. Things ist einfach großartig und ich muss gestehen, meine Lieblingsapp auf dem Macbook.
Neben Things verwende ich aber auch noch Meistertask, um Projekte abzuwickeln. Meistertask ist so ein bisschen die Schaltzentrale für die großen Dinge, da ich mit seiner Kanban-Funktion mir schnell und einfach einen Überblick verschaffen kann. Als Beispiel für was so etwas verwendet werde kann, ist die Vorbereitung auf die Steuererklärung.

Meine Übersicht ist nach Themen aufgebaut (Gesundheit, Vereine usw) in denen sich dann die einzelnen Positionen wieder finden. Mittels vorgefertigter Checklisten kann ich im Laufe des Jahres schon sehen, was mir an Unterlagen noch fehlt und was ich bereits vorliegen habe.
Als Beispiel die Karte DLRG unter grauen Spalte Vereine/ Spenden.

Ich sehe relativ schnell, dass ich den Kontoauszug für das erste Halbjahr bereits vorliegen habe (Ablage für Steuer). Im zweiten Halbjahr wird die Checkliste erfüllt und wenn ich dann im nächsten Jahr die Mappe für den Steuerberater zusammenstelle, brauche nich nur die Aufgabe abschließen, so bald die Papier durch meine Hände gingen.
Sollte mal etwas fehlen, wie zum Beispiel Übersichten von Versicherungen oder Beiträge von meiner Frau, dann kann ich der Karte eine Fälligkeit hinzufügen und ich weise mir die Karte zu. Dann taucht diese Aufgabe auf der Startseite auf und jedes mal wenn ich Meistertask öffnen, bekomme ich diese angezeigt. Daneben werde ich am Fälligkeitstermin auch noch mal erinnert.

Wie man sehen kann, stecken doch recht viele Möglichkeiten in Meistertask, die ich mit Things nicht so Übersicht hinbekommen würde. Super gut finde ich die Möglichkeit sich Emails in Sections (das sind die Spalten) schicken zu lassen. Das nutze ich zum Beispiel auf meinem Office-Board um offene Rechnungen zu terminieren, die mit dem kompletten Anhang dann in der entsprechenden Spalte zu finden sind. So muss ich die Zusammenhänge nicht mehr suchen und kann entsprechend reagieren. Gerade bei Rücklieferungen und Ersatz hat man einen guten Überblick.

Meinen Workflow habe ich derzeit so gestaltet, dass ich nach Möglichkeit einmal in der Woche meine Papierablage durchgehe und das Unwichtige vom Wichtigen mittels Papiermüll trenne. Anschließend scanne ich die übrigen Papiere ein. Bei der Bezeichnungen und Ablage hilft mir dann noodlesoft.com. Papiere die ich sowie so für die Steuer brauche wandern dann direkt in die entsprechende Ablage und werden in Meistertask abgehakt. Alles anderen, soweit nicht aufbewahrungspflichtig, kommen zu den Unwichtigen über den Schredder in den Papiermüll. Zum Schluss werden die neuen Dateien mit Transmit auf meinem Dokumenten-Server (je nach Inhalt verschlüsselt) gespeichert, aber auch 2 lokale Backups werden parallel erzeugt.

Bisher fahre ich mit diesem System recht gut, aber verbesserungspotential findet man immer wieder, oder?

P.S.: Da ich meine Informationen mittels RSS-Feed-Reader (Reeder) sichte, komme ich nicht immer dazu mir komplette Artikel, die von Interesse sind, adhoc durchzulesen. Dafür nutze ich dann die Weiterleitungs-/Teilenfunktion und schicken sie mir in den Eingang von Things. Wenn dann die Zeit da ist, kann ich sie mir in aller Ruhe durchlesen und Reeder ist nicht überladen.
Ja, ich weiß das man Artikel in Reeder markieren kann, ich finde es aber so angenehmer.

Das hier verwendete Foto stammt von @rawpixel

Chrischan

Wanderer & Runningman, Apple Geek, Uberspace Enthusiast, Konsolen Liebhaber, Mountainbiker, Alpen und Skandinavien Junkie und ein bißchen zu klein für sein Gewicht ;)